Informations légales

Politique de confidentialité, de protection des données personnelles et de conformité RGPD

Éditeur et responsable de traitement : L2R PARTNERS SASU · Marque commerciale : ADMINIFY OFFICE
Date d’entrée en vigueur et dernière mise à jour : 30 octobre 2026

Préambule

La société L2R PARTNERS SASU, exploitant la plateforme et l’écosystème numérique ADMINIFY OFFICE, accorde une importance particulière à la confidentialité, à la sécurité et à la protection des données personnelles de ses utilisateurs.

La présente politique définit les conditions dans lesquelles ADMINIFY OFFICE collecte, utilise, consulte, organise, conserve, sécurise et, lorsque cela est nécessaire, transmet des données personnelles dans le cadre de ses services. Elle s’adresse notamment :

ADMINIFY OFFICE développe un écosystème indépendant destiné à faciliter l’accès aux opportunités professionnelles, la visibilité des experts, la recherche de compétences, les mises en relation entre professionnels et l’accompagnement opérationnel des indépendants.

Les traitements de données personnelles sont encadrés par le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 dite « Informatique et Libertés ». La présente politique complète les Conditions générales de vente et d’abonnement (version révisée du 30 octobre 2026).

ARTICLE 1 — IDENTITÉ DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT

Le responsable de traitement est L2R PARTNERS SASU, société par actions simplifiée unipersonnelle, qui exploite la marque commerciale ADMINIFY OFFICE. ADMINIFY OFFICE n’est pas une personne morale distincte : la marque est exploitée sous la responsabilité juridique de L2R PARTNERS SASU, qui porte les services proposés sous cette marque.

Pour toute question concernant la présente politique ou l’utilisation des données personnelles, vous pouvez contacter la société à l’adresse électronique indiquée ci-dessus.

ARTICLE 2 — OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

La présente politique a pour objet de préciser :

  1. les catégories de données personnelles susceptibles d’être collectées ;
  2. les finalités précises de leur traitement ;
  3. les bases juridiques justifiant leur utilisation ;
  4. les personnes et organismes susceptibles d’y accéder ;
  5. les règles de confidentialité et de sécurité applicables ;
  6. les durées de conservation et les modalités de suppression ;
  7. les droits des personnes concernées ;
  8. les conditions de transmission des données aux entreprises clientes et aux freelances ;
  9. les règles applicables aux outils d’intelligence artificielle et de mise en relation ;
  10. les procédures applicables en cas d’incident de sécurité ou de violation de données.

Elle s’applique aux traitements de données personnelles réalisés dans le cadre des fonctionnalités et prestations effectivement proposées par ADMINIFY OFFICE. Elle concerne les données recueillies directement auprès des personnes, celles transmises par un utilisateur autorisé et celles générées par l’utilisation des services, dans les limites prévues par la loi.

ARTICLE 3 — PRINCIPES FONDAMENTAUX DE PROTECTION DES DONNÉES

ADMINIFY OFFICE s’engage à appliquer les principes fondamentaux prévus par l’article 5 du RGPD.

3.1. Licéité, loyauté et transparence

Toute collecte ou utilisation de données personnelles repose sur une base juridique valable et est portée à la connaissance des personnes concernées. ADMINIFY OFFICE fournit une information compréhensible sur les finalités des traitements, les destinataires des données, les durées de conservation et les droits applicables.

3.2. Limitation des finalités

Les données sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Dans le cadre de son activité, ADMINIFY OFFICE utilise notamment les données pour :

Les données ne sont pas réutilisées pour une finalité incompatible avec celle annoncée lors de leur collecte. Toute nouvelle finalité fait l’objet d’une vérification juridique préalable et, lorsque cela est requis, d’une information complémentaire ou du recueil d’un consentement valable.

3.3. Minimisation des données

ADMINIFY OFFICE limite la collecte aux données adéquates, pertinentes et nécessaires au service concerné. La société évite notamment de demander des informations personnelles sans rapport avec la création d’un profil professionnel, la recherche d’une mission, l’exécution d’un contrat ou une obligation légale.

3.4. Exactitude

Les utilisateurs sont invités à maintenir leurs informations professionnelles à jour. Lorsqu’une donnée est inexacte, obsolète ou incomplète, ADMINIFY OFFICE met en œuvre les mesures raisonnables permettant sa rectification ou sa suppression, selon les règles applicables.

3.5. Limitation de la conservation

Les données personnelles ne sont pas conservées indéfiniment. À l’expiration de la durée applicable, les données sont supprimées, anonymisées lorsque cela est possible, ou archivées séparément lorsqu’une obligation légale ou la nécessité de défendre un droit en justice le justifie.

3.6. Intégrité et confidentialité

ADMINIFY OFFICE met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de protéger les données contre l’accès non autorisé, la perte, l’altération, la divulgation ou la destruction accidentelle ou illicite.

3.7. Responsabilité démontrable

Conformément à l’article 5, paragraphe 2, du RGPD, ADMINIFY OFFICE doit pouvoir démontrer le respect de ses obligations. À cette fin, la société organise sa conformité au moyen de procédures internes, de registres de traitements, de contrats avec ses prestataires, de mesures de sécurité et de justificatifs appropriés.

ARTICLE 4 — CATÉGORIES DE DONNÉES PERSONNELLES COLLECTÉES

Les données effectivement collectées dépendent des fonctionnalités utilisées, de la formule souscrite et des informations fournies volontairement par l’utilisateur.

4.1. Données d’identification et de contact

Les coordonnées personnelles sans rapport avec le service ne sont pas demandées, sauf nécessité légitime et dûment justifiée.

4.2. Données des profils freelances et consultants

Les données publiées sur un profil ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées, selon les paramètres de visibilité et les fonctionnalités de la plateforme. La visibilité d’un profil ne doit pas être interprétée comme une autorisation générale de réutilisation de ses informations à des fins étrangères aux services proposés.

4.3. Données relatives aux entreprises clientes

Lorsque les informations concernent une personne morale, les données relatives à ses représentants ou interlocuteurs restent des données personnelles lorsqu’elles permettent d’identifier une personne physique.

4.4. Données relatives à l’utilisation des services

Les journaux techniques ne sont pas conservés au-delà de la durée nécessaire à leur finalité, notamment la sécurité et la détection des incidents.

4.5. Données contractuelles, administratives et financières

Les paiements sont réalisés sur la page de paiement sécurisée de notre prestataire de paiement (Stripe). ADMINIFY OFFICE ne collecte ni ne conserve vos données de carte bancaire.

4.6. Données issues des outils d’intelligence artificielle

Lorsque les fonctionnalités d’intelligence artificielle sont utilisées, les informations traitées peuvent comprendre les compétences professionnelles, les expériences, les préférences de mission et les descriptions de besoins nécessaires à la génération de recommandations. Les données introduites dans un outil d’IA sont limitées à ce qui est nécessaire à la fonctionnalité demandée. Les informations sensibles ou confidentielles ne sont pas introduites dans un outil externe sans vérification préalable de la nécessité du traitement, de la base juridique, des conditions contractuelles et des garanties de sécurité.

4.7. Données particulières et données sensibles

ADMINIFY OFFICE n’a pas vocation à collecter des données révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses, l’appartenance syndicale, ni des données génétiques, des données biométriques utilisées aux fins d’identification unique, des données concernant la santé ou la vie sexuelle. Ces données ne sont pas demandées dans le cadre ordinaire de la mise en relation professionnelle.

Si un utilisateur transmet spontanément de telles informations, ADMINIFY OFFICE examine la nécessité de les conserver et prend les mesures appropriées, notamment leur suppression lorsqu’elles ne sont pas nécessaires. Leur traitement ne peut intervenir que si une exception prévue par l’article 9 du RGPD est effectivement applicable.

ARTICLE 5 — FINALITÉS DES TRAITEMENTS ET BASES JURIDIQUES

Conformément à l’article 6 du RGPD, chaque traitement repose sur une base juridique valable. ADMINIFY OFFICE retient les bases suivantes selon la nature du traitement.

5.1. Gestion des comptes utilisateurs

Finalité : création, authentification, administration et sécurisation des comptes. Base juridique : exécution du contrat ou mesures précontractuelles (article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD), lorsque le traitement est nécessaire au service demandé.

5.2. Référencement et mise en relation professionnelle

Finalité : permettre aux freelances de présenter leurs compétences et aux entreprises d’identifier des profils pertinents pour leurs besoins. Base juridique : exécution du contrat ou mesures précontractuelles lorsque les fonctionnalités sont demandées par l’utilisateur et nécessaires à la mise en relation ; un intérêt légitime peut également être retenu pour certaines opérations complémentaires, sous réserve d’une analyse documentée et du respect des droits des personnes.

Les données utilisées sont limitées à celles nécessaires pour apprécier la pertinence professionnelle d’un profil par rapport à une mission.

5.3. Recommandations et matching assistés par intelligence artificielle

Finalité : faciliter la recherche, le classement ou la recommandation de profils et d’opportunités professionnelles. Base juridique : déterminée en fonction de la fonctionnalité exacte, du contrat, de la nécessité du traitement et, le cas échéant, de l’intérêt légitime documenté. L’utilisation de l’intelligence artificielle ne constitue pas, à elle seule, une base juridique. Les personnes sont informées de l’existence et de la nature générale de ces fonctionnalités lorsque cela est requis.

5.4. Gestion des abonnements et des prestations

Finalité : gestion des commandes, de la facturation, des paiements, de l’assistance et de la relation contractuelle. Base juridique : exécution du contrat et respect des obligations légales applicables.

5.5. Gestion comptable et obligations légales

Finalité : conservation des factures et pièces justificatives, respect des obligations fiscales et comptables, réponse aux demandes légales des autorités compétentes. Base juridique : respect d’une obligation légale (article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD).

5.6. Sécurité et prévention des abus

Finalité : détection des tentatives d’accès non autorisé, prévention de la fraude, protection des comptes et maintien de l’intégrité de la plateforme. Base juridique : intérêt légitime d’ADMINIFY OFFICE, dans la mesure où cet intérêt est réel, proportionné et compatible avec les droits des personnes, ou obligation légale lorsqu’elle s’applique.

5.7. Prospection commerciale

Finalité : présentation des services d’ADMINIFY OFFICE à des entreprises et professionnels susceptibles d’en avoir besoin. Base juridique : déterminée selon le canal utilisé, la qualité du destinataire, la nature de l’offre et les dispositions applicables en matière de prospection.

Lorsque le consentement préalable est requis, la prospection ne peut être effectuée avant son recueil valable. Lorsque la prospection professionnelle repose sur une autre base autorisée, les personnes sont informées et disposent d’un moyen simple et gratuit de s’opposer aux sollicitations, conformément aux règles applicables.

5.8. Amélioration des services

Les données peuvent être utilisées pour améliorer la fiabilité, l’ergonomie et les performances des fonctionnalités, dans la mesure où cette utilisation est compatible avec les finalités initiales et repose sur une base juridique valable. Lorsque des données identifiantes ne sont plus nécessaires, ADMINIFY OFFICE privilégie leur anonymisation effective ou leur agrégation.

Les données ne sont pas réutilisées pour entraîner un modèle d’IA externe sans vérification préalable de la finalité, de la base juridique, des informations communiquées aux personnes et des conditions contractuelles applicables.

ARTICLE 6 — ENGAGEMENT DE LIMITATION DES DONNÉES AUX SERVICES D’ADMINIFY OFFICE

ADMINIFY OFFICE s’engage à ne traiter les données personnelles que dans le cadre de ses services et des finalités légitimes portées à la connaissance des utilisateurs. En particulier, les données des freelances, consultants, experts et entreprises sont utilisées, selon les fonctionnalités concernées, pour :

  1. créer et administrer les comptes et profils professionnels ;
  2. décrire et rechercher des compétences ;
  3. identifier des opportunités professionnelles pertinentes ;
  4. faciliter les mises en relation entre les entreprises et les indépendants ;
  5. organiser les échanges nécessaires à l’étude et au suivi des opportunités ;
  6. fournir les services de gestion et d’accompagnement expressément souscrits ;
  7. assurer la sécurité et l’administration de la plateforme ;
  8. respecter les obligations légales et contractuelles applicables.

ADMINIFY OFFICE ne vend pas les données personnelles des utilisateurs à des tiers pour constituer des fichiers commerciaux indépendants de ses services.

La transmission d’informations professionnelles à une entreprise cliente ou à un freelance n’est autorisée que lorsqu’elle est nécessaire à une fonctionnalité de mise en relation ou à un autre service expressément demandé, et dans les limites de l’information communiquée à la personne concernée. Les données ne peuvent pas être transmises à un partenaire pour qu’il les exploite librement à ses propres fins, sans fondement juridique et information appropriés.

Les obligations légales de conservation, les traitements strictement nécessaires à l’administration de la plateforme et les prestations complémentaires souscrites (abonnements, paiements, factures, outils de gestion, assistance) demeurent applicables, chacun avec ses propres finalités et bases juridiques.

ARTICLE 7 — TRANSMISSION DES DONNÉES AUX ENTREPRISES ET AUX FREELANCES

7.1. Principe général

La mise en relation constitue une fonctionnalité centrale de l’écosystème ADMINIFY OFFICE. Dans ce cadre, certaines données professionnelles peuvent être transmises à une entreprise cliente, à un freelance ou à un consultant lorsque cette transmission est nécessaire à l’étude d’une opportunité ou à la réalisation d’une mise en relation.

7.2. Données des freelances transmises aux entreprises

Selon la fonctionnalité utilisée et le stade de la mise en relation, les informations communiquées peuvent comprendre :

La communication d’un CV complet ou de coordonnées directes respecte les paramètres de visibilité, les informations données à l’utilisateur et les conditions du service. ADMINIFY OFFICE s’efforce de limiter la transmission aux informations utiles à l’évaluation du profil.

7.3. Données des entreprises transmises aux freelances

Les informations confidentielles relatives aux entreprises sont protégées conformément aux engagements contractuels applicables.

7.4. Accès aux données par les utilisateurs

Chaque utilisateur est tenu :

Toute utilisation non autorisée peut entraîner une restriction d’accès ou une suspension du compte, dans les conditions prévues par les CGV et par la loi.

7.5. Responsabilité des entreprises après mise en relation

Lorsqu’une entreprise reçoit les données d’un freelance afin d’évaluer son profil, de le contacter ou de conclure une mission, elle peut devenir responsable de traitement pour les opérations qu’elle réalise ensuite pour ses propres finalités. Elle doit alors respecter ses propres obligations d’information, de sécurité, de limitation des finalités et de conservation. La transmission initiale par ADMINIFY OFFICE ne dispense pas l’entreprise de ses obligations.

Lorsque les rôles des parties diffèrent selon les traitements, ils sont définis contractuellement et, lorsque nécessaire, dans un accord de partage de données.

ARTICLE 8 — DESTINATAIRES ET PRESTATAIRES TECHNIQUES

Les données personnelles peuvent être accessibles, dans la limite de leurs attributions et du besoin d’en connaître, aux catégories suivantes :

ADMINIFY OFFICE s’engage à ne communiquer que les informations nécessaires à chaque destinataire. Lorsqu’un prestataire traite des données pour le compte de la société, ADMINIFY OFFICE vérifie qu’il présente des garanties suffisantes et encadre cette relation par un contrat conforme à l’article 28 du RGPD lorsque celui-ci est applicable. Les prestataires ne sont pas autorisés à réutiliser les données pour leurs propres finalités sans base juridique et information distinctes.

À titre d’information, le site et le portail sont hébergés en France par LWS (Ligne Web Services), 10 rue de Penthièvre, 75008 Paris. Les paiements sont traités par Stripe, la prise de rendez-vous par Calendly, et les formulaires et la mesure d’audience par Google. Vos données ne sont jamais vendues.

ARTICLE 9 — TRAITEMENTS PAR INTELLIGENCE ARTIFICIELLE

ADMINIFY OFFICE peut proposer des fonctionnalités d’intelligence artificielle destinées à faciliter l’analyse des compétences, les recommandations de missions, l’optimisation des profils et l’organisation de l’activité indépendante.

9.1. Finalités autorisées

Les données peuvent être utilisées pour produire des recommandations ou assister l’utilisateur dans ses recherches, dans les limites de la fonctionnalité demandée. Les recommandations ont vocation à faciliter la mise en relation. Elles ne garantissent ni l’obtention d’une mission ni la conclusion d’un contrat.

9.2. Limitation des données

Les données envoyées à un fournisseur d’IA sont limitées à celles nécessaires au traitement demandé. ADMINIFY OFFICE vérifie les conditions de conservation, de sécurité, de réutilisation et de transfert des données prévues par le fournisseur. Aucune donnée confidentielle n’est communiquée à un outil externe si les conditions contractuelles et techniques ne garantissent pas un niveau de protection approprié.

9.3. Supervision humaine

Lorsque les recommandations influencent une décision importante concernant un profil professionnel, ADMINIFY OFFICE examine les obligations applicables et les risques associés. Les fonctionnalités de recommandation sont conçues de façon à éviter les discriminations injustifiées et les critères sans rapport avec les compétences nécessaires à la mission. Lorsque le droit applicable l’exige, une intervention humaine appropriée et des moyens de contestation sont prévus.

9.4. Décisions exclusivement automatisées

Les articles 13, 14, 15 et 22 du RGPD peuvent imposer des obligations spécifiques lorsqu’un traitement comporte une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou affectant de manière similaire et significative une personne. ADMINIFY OFFICE ne met pas en place de système de rejet automatique de profils ayant de tels effets sans avoir préalablement vérifié sa licéité et mis en œuvre les garanties requises.

La simple utilisation d’un algorithme de recommandation ne signifie pas nécessairement qu’une décision relevant de l’article 22 est prise : l’analyse dépend du fonctionnement réel du système et des conséquences pour les personnes.

9.5. Évolution de la réglementation sur l’IA

ADMINIFY OFFICE examine l’applicabilité du règlement européen sur l’intelligence artificielle (UE) 2024/1689 à ses fonctionnalités. Les outils utilisés pour le recrutement, la sélection, l’évaluation ou l’accès à certaines opportunités professionnelles peuvent relever de règles spécifiques selon leur finalité et leur fonctionnement. Avant toute évolution significative du système, la société vérifie les obligations applicables, notamment en matière de transparence, de documentation, de supervision humaine, de gestion des risques et de protection des données.

ARTICLE 10 — DURÉES DE CONSERVATION

Les données sont conservées pendant une durée proportionnée à leur finalité.

Catégorie de donnéesDurée de conservation
Comptes et profils actifsPendant toute la durée de votre compte. Les abonnements durent trois mois et prennent fin automatiquement, sans reconduction : à la fin d’un abonnement, votre compte et vos données sont conservés tant que vous ne demandez pas leur suppression.
Profils inactifsUn compte inactif depuis 3 ans est supprimé ou anonymisé.
Données de mise en relation, CV et candidatures2 ans à compter du dépôt ou du dernier contact, sauf opposition de votre part.
Messages et échanges professionnelsDurée nécessaire au service, sous réserve d’éventuels besoins probatoires.
Factures et pièces comptables10 ans à compter de la clôture de l’exercice (obligation légale).
Preuve de la souscription et de l’acceptation des CGVDurée du contrat, puis 5 ans (délai de prescription).
Données de paiementSelon la finalité, le prestataire concerné et les obligations légales applicables ; ADMINIFY OFFICE ne conserve pas vos données de carte bancaire.
Journaux de sécuritéDurée proportionnée à la prévention, à la détection et à l’analyse des incidents.
Prospects professionnels3 ans à compter du dernier contact.
Historique des e-mails envoyés depuis le portail12 mois.
Données utilisées pour les recommandations IADurée strictement nécessaire à la fonctionnalité.
Demandes d’exercice des droitsDurée nécessaire à leur traitement et à la preuve de leur exécution, dans les limites légales.
Liste d’oppositionAussi longtemps que nécessaire pour respecter la demande des personnes concernées.

Les données faisant l’objet d’une obligation légale de conservation peuvent être placées en archivage intermédiaire avec des accès restreints. Lorsque la suppression immédiate n’est pas possible en raison d’une obligation légale ou d’un litige, ADMINIFY OFFICE limite leur utilisation à la finalité justifiant leur conservation. À l’expiration de la durée applicable, les données sont supprimées ou anonymisées.

ARTICLE 11 — SÉCURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ

Conformément aux articles 25 et 32 du RGPD, ADMINIFY OFFICE met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles proportionnées aux risques. Ces mesures peuvent notamment comprendre :

Les accès aux CV, coordonnées, profils, informations commerciales et documents confidentiels sont limités aux personnes ayant besoin d’y accéder pour exécuter leurs missions. Aucune mesure de sécurité ne permet de garantir un risque nul : ADMINIFY OFFICE s’engage à maintenir des protections adaptées et à les réexaminer lorsque les risques évoluent.

ARTICLE 12 — VIOLATION DE DONNÉES PERSONNELLES

Une violation de données personnelles peut notamment résulter d’un accès non autorisé à un compte, d’une divulgation accidentelle de CV ou de coordonnées, d’une perte de documents, d’une attaque informatique, d’une altération ou d’une destruction non autorisée de données, ou d’une transmission à un destinataire non habilité.

En cas de violation présumée, ADMINIFY OFFICE applique une procédure interne destinée à :

  1. détecter et qualifier l’incident ;
  2. limiter ses effets et sécuriser les systèmes concernés ;
  3. évaluer les catégories de données et les personnes affectées ;
  4. documenter les faits, les conséquences et les mesures prises ;
  5. déterminer les obligations de notification à la CNIL ;
  6. déterminer si les personnes concernées doivent être informées ;
  7. mettre en place des mesures correctives et prévenir la répétition de l’incident.

Conformément à l’article 33 du RGPD, lorsqu’une violation est susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes, elle est notifiée à l’autorité de contrôle compétente, si possible dans les 72 heures après en avoir pris connaissance. Lorsque la violation est susceptible d’engendrer un risque élevé, l’article 34 du RGPD peut imposer une communication aux personnes concernées, sous réserve des exceptions prévues par le texte. Toutes les violations sont documentées, y compris celles qui ne donnent pas lieu à une notification.

ARTICLE 13 — TRANSFERTS DE DONNÉES HORS DE L’ESPACE ÉCONOMIQUE EUROPÉEN

ADMINIFY OFFICE vérifie la localisation des données et les éventuels transferts réalisés par ses prestataires, notamment les fournisseurs d’hébergement, de messagerie, d’analytique et d’intelligence artificielle.

Lorsque des données personnelles sont transférées vers un pays situé hors de l’Espace économique européen, la société vérifie les conditions prévues au chapitre V du RGPD. Selon le cas, le transfert repose sur une décision d’adéquation ou sur un mécanisme juridique approprié, tel que des clauses contractuelles types, assorti des garanties complémentaires requises lorsque cela est nécessaire. La présence d’un prestataire établi dans l’Union européenne ne suffit pas, à elle seule, à exclure tout transfert ultérieur de données.

ARTICLE 14 — DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES

Conformément aux articles 12 à 22 du RGPD et aux dispositions françaises applicables, les personnes disposent, selon les conditions prévues par la loi, des droits suivants.

14.1. Droit d’accès

Toute personne peut demander confirmation que ses données sont traitées et obtenir l’accès aux informations prévues par l’article 15 du RGPD.

14.2. Droit de rectification

Toute personne peut demander la correction des données inexactes et le complément des données incomplètes.

14.3. Droit à l’effacement

Toute personne peut demander la suppression de ses données lorsque les conditions de l’article 17 du RGPD sont réunies. Ce droit n’est pas absolu : certaines données peuvent devoir être conservées pour respecter une obligation légale ou permettre la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

14.4. Droit à la limitation

Dans les cas prévus à l’article 18 du RGPD, une personne peut demander la limitation temporaire du traitement de ses données.

14.5. Droit à la portabilité

Lorsque les conditions de l’article 20 du RGPD sont réunies, une personne peut obtenir les données qu’elle a fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et demander leur transmission à un autre responsable de traitement lorsque cela est techniquement possible. Ce droit ne s’applique pas à tous les traitements ni à toutes les données.

14.6. Droit d’opposition

Une personne peut s’opposer, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à certains traitements fondés sur l’intérêt légitime, conformément à l’article 21 du RGPD. Lorsqu’elle s’oppose à un traitement à des fins de prospection directe, ses données ne sont plus traitées à cette fin.

14.7. Retrait du consentement

Lorsqu’un traitement repose sur le consentement, la personne peut le retirer à tout moment. Le retrait n’affecte pas la licéité du traitement réalisé avant ce retrait ni les traitements reposant sur une autre base juridique valable.

14.8. Droits relatifs aux décisions automatisées

Lorsque les conditions de l’article 22 du RGPD sont réunies, la personne bénéficie des garanties prévues par cet article.

14.9. Exercice des droits

Les demandes peuvent être adressées à :

ADMINIFY OFFICE — L2R PARTNERS SASU
17 rue de Boulainvilliers, 75016 Paris, France
Courriel : contact@adminify-office.com
Téléphone : 01 85 13 70 55

La demande doit préciser le droit exercé et permettre d’identifier raisonnablement le compte ou les données concernés. ADMINIFY OFFICE peut demander des informations complémentaires strictement nécessaires à la vérification de l’identité lorsqu’il existe des doutes raisonnables sur l’identité du demandeur.

Les réponses sont fournies dans les délais prévus par l’article 12 du RGPD, en principe dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires lorsque la complexité ou le nombre des demandes le justifie, avec information de la personne dans le délai initial. L’exercice des droits est gratuit en principe ; les exceptions prévues par le RGPD demeurent applicables en cas de demande manifestement infondée ou excessive.

14.10. Droit de réclamation auprès de la CNIL

Toute personne estimant que ses droits ne sont pas respectés peut adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) : https://www.cnil.fr. Le droit de saisir la CNIL n’exclut pas les autres voies de recours prévues par la loi.

ARTICLE 15 — PROSPECTION COMMERCIALE ET COMMUNICATIONS

ADMINIFY OFFICE peut adresser des communications relatives à ses services, sous réserve du respect des règles applicables à la prospection. Les conditions dépendent notamment du canal utilisé, de la qualité du destinataire et de la finalité du message.

Les communications strictement nécessaires à la gestion d’un compte, d’une commande ou d’un service ne sont pas assimilées automatiquement à des communications publicitaires. Les communications commerciales sont identifiables comme telles lorsque la loi l’exige.

Lorsque le consentement préalable est obligatoire, il est recueilli librement, de manière spécifique et démontrable. Lorsque la prospection professionnelle peut reposer sur une autre base autorisée, le destinataire est informé et dispose d’un moyen simple et gratuit de s’opposer aux sollicitations.

Toute personne peut demander l’arrêt des communications commerciales qui lui sont adressées ; cette opposition est prise en compte dans les systèmes de gestion de la prospection. Les données strictement nécessaires à la gestion d’une liste d’opposition peuvent être conservées afin d’éviter que la personne soit de nouveau sollicitée. Les données recueillies pour faciliter une mise en relation ne sont pas automatiquement réutilisées pour des campagnes commerciales sans vérification de la compatibilité des finalités et des règles applicables.

ARTICLE 16 — COOKIES ET AUTRES TRACEURS

Le site ADMINIFY OFFICE peut utiliser des cookies ou autres traceurs selon les fonctionnalités effectivement déployées. Les traceurs strictement nécessaires au fonctionnement du service demandé peuvent relever d’une exemption de consentement lorsque les conditions légales sont réunies. Les traceurs qui nécessitent le consentement ne sont pas déposés ou lus avant l’obtention d’un consentement valable.

L’utilisateur peut accepter, refuser et, lorsque cela est applicable, retirer son consentement dans des conditions conformes à la réglementation. Le refus n’est pas rendu artificiellement plus difficile que l’acceptation. Les préférences de consentement sont enregistrées afin de respecter le choix de l’utilisateur.

Les catégories de traceurs, leurs finalités, leurs durées et les modalités de gestion du consentement sont présentées dans la politique de gestion des cookies ci-dessous.

ARTICLE 17 — CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES DES CLIENTS ET DES FREELANCES

ADMINIFY OFFICE considère les informations professionnelles et les documents transmis dans le cadre de ses services comme des informations devant être protégées contre toute utilisation non autorisée.

Les utilisateurs s’engagent à ne pas divulguer, copier, exploiter ou transmettre des informations confidentielles obtenues dans le cadre d’une mise en relation, sauf autorisation ou obligation légale. Les CV, coordonnées, propositions commerciales, descriptions de mission, documents contractuels et informations de contact sont utilisés dans le respect des finalités autorisées.

Les personnes ayant accès aux données dans le cadre de leur activité respectent des obligations de confidentialité adaptées à leurs fonctions. Ces obligations s’appliquent sans préjudice des obligations légales de divulgation qui pourraient incomber à une partie, et ne dispensent pas les parties du respect du RGPD ni des autres règles applicables.

ARTICLE 18 — OBLIGATIONS DES UTILISATEURS

Chaque utilisateur est responsable de l’exactitude des informations qu’il transmet et de son droit à les communiquer. Les utilisateurs s’engagent à :

Lorsqu’une entreprise transmet à ADMINIFY OFFICE les données d’un candidat, d’un salarié, d’un représentant ou d’un autre interlocuteur, elle s’assure qu’elle dispose d’un fondement juridique valable et qu’elle respecte ses obligations d’information. ADMINIFY OFFICE peut limiter ou suspendre l’accès d’un utilisateur en cas de manquement grave, conformément aux CGV et dans les limites admises par la loi.

ARTICLE 19 — SOUS-TRAITANCE ET PARTAGE DES RESPONSABILITÉS

La qualification juridique des parties dépend des opérations réellement effectuées. Lorsqu’un prestataire traite des données uniquement sur instruction d’ADMINIFY OFFICE, il peut agir en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. Dans ce cas, un contrat encadre notamment :

Lorsqu’une entreprise cliente détermine ses propres finalités et moyens de traitement après avoir reçu un profil, elle peut agir comme responsable de traitement distinct. Lorsque plusieurs parties déterminent conjointement les finalités et les moyens d’un traitement, les obligations de l’article 26 du RGPD sont examinées. La qualification des parties dépend de la réalité des traitements et ne peut être modifiée artificiellement par contrat.

ARTICLE 20 — ANALYSE D’IMPACT ET GESTION DES RISQUES

ADMINIFY OFFICE évalue les risques associés à ses traitements et adapte les mesures de protection à la nature des données, au volume de personnes concernées et aux conséquences potentielles d’un incident. Une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD) est réalisée lorsque les conditions de l’article 35 du RGPD sont réunies, notamment lorsque le traitement est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes. Les fonctionnalités d’intelligence artificielle liées au classement ou à l’évaluation de profils professionnels font l’objet d’une attention particulière.

L’analyse considère notamment les risques d’accès non autorisé, la possibilité de divulgation de CV et de coordonnées, les risques de discrimination, les effets d’un classement automatisé, les transferts de données, les risques associés aux prestataires, les conséquences pour les freelances et les entreprises, ainsi que les mesures de prévention et de réduction des risques. Les résultats et les mesures correctives sont documentés.

ARTICLE 21 — REGISTRE DES TRAITEMENTS ET PREUVES DE CONFORMITÉ

ADMINIFY OFFICE tient un registre des activités de traitement lorsque l’article 30 du RGPD l’exige et organise une documentation permettant de démontrer sa conformité. Ce registre identifie notamment les finalités des traitements, les catégories de personnes concernées, les catégories de données personnelles, les catégories de destinataires, les éventuels transferts internationaux, les durées de conservation et les mesures de sécurité générales.

La documentation interne peut également comprendre les contrats de sous-traitance, les analyses d’intérêt légitime, les preuves de consentement, les procédures d’exercice des droits, les analyses d’impact, les procédures de gestion des incidents, les décisions relatives aux durées de conservation et les informations relatives aux prestataires et transferts. Elle est tenue à jour en fonction de l’évolution de la plateforme et de ses fonctionnalités.

ARTICLE 22 — MINEURS ET PUBLICS PARTICULIERS

ADMINIFY OFFICE est un écosystème de services professionnels destiné aux entreprises, freelances, consultants et experts indépendants. La plateforme n’a pas vocation à collecter des données de mineurs dans le cadre ordinaire de ses services professionnels. Si un cas particulier devait se présenter, ADMINIFY OFFICE examinerait les règles applicables avant toute collecte ou utilisation de données concernées.

ARTICLE 23 — MODIFICATIONS DE LA POLITIQUE

ADMINIFY OFFICE peut modifier la présente politique pour tenir compte de l’évolution de ses services, de l’introduction de nouvelles fonctionnalités, de changements techniques ou organisationnels, de l’évolution de la réglementation, des recommandations des autorités compétentes ou des résultats d’audits ou d’analyses de risques.

La version applicable est accessible sur le site internet et comporte une date de mise à jour. Lorsque la loi l’exige, les personnes concernées sont informées des modifications importantes avant leur mise en œuvre. Aucune modification ne saurait supprimer rétroactivement les droits garantis par la réglementation.

ARTICLE 24 — CONTACT ET RÉCLAMATIONS

Pour toute demande concernant la confidentialité, la sécurité ou l’utilisation des données personnelles, vous pouvez contacter :

L2R PARTNERS SASU — ADMINIFY OFFICE
17 rue de Boulainvilliers, 75016 Paris, France
Courriel : contact@adminify-office.com
Téléphone : 01 85 13 70 55
Site internet : https://www.adminify-office.com

ADMINIFY OFFICE s’efforce de traiter les demandes dans les délais légaux et de fournir une réponse claire et appropriée. Vous conservez le droit de saisir la CNIL et d’exercer les recours prévus par la réglementation.

ARTICLE 25 — DROIT APPLICABLE

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